Lykkelig på arbejdet, del 3: Nej, du må ikke ringe mig

Samtale fremmer forståelsen. Det er godt at snakke om tingene. Og god kommunikation er helt sikkert nøglen til et vellykket projekt. Det er bare ikke lige meget hvordan man kommunikerer.

Passer man ikke på, kan kommunikation hurtig blive en usynlig fjende, der udover at være roden til mange af de stress symptomer vi i dag er vidne til, kan vælte en ellers velforberedt arbejdsdag. Løsningen er er kombination af selvdisciplin og dressur.

Tilgængelighedens pris
Med tiden har overkomunikation, eller unødvendige henvendelser, gået hen og blevet et så stort problem, at enkelt kollegaer og design firmaer jeg arbejder med har holdt op med tillade kunden at ringe. Andre vælger at fakturer kunden 600kr pr telefon samtale, ikke så meget for at tjene penge, men for at give et klart signal om at afbrydelser koster. Personlig er min erfaring at kunder og partnere sagtens kan lære at kommunikere hensynfuldt, bare de får besked og vejledning i hvordan man gør.

Vi har alle hørt det; sluk for mobil telefonen, og ikke check mails efter arbejde og i weekenden. Tanken er god, problemet er bare at det kan have alvorlige konsekvenser, i mit tilfælle er jeg afhængig af at være tilgængelig i de fleste af døgnets timer.

Riktige tidspunkter
Som nævnt tidligere i denne serie, har jeg tit kun mulighed til at producere i 3-4 timer om dagen, resten af tiden går til møder, administration og vedligeholdels, så afbrydelser bliver hurtig et problem.

Løsningen er at lave en såkaldt kommunikations zoner, eller tidspunker jeg checker mail og telefon. Specielt om jeg har det travlt, er dette vigtig. Normalt checker jeg mail og telefon om morgen (mange anbefaler dog at vente med mails indtil frokost), ved frokost og i fire fem tiden. Måske kigge jeg hurtig om det er noget der haster, men er det ikke noget der ser ud til at være kritisk, venter jeg til tidspunktet er rigtig.

Dressur
Den største trussel kommer dog udenfra. Mange af mine kunder (kollegaer og familie er godt klare over problemet) kan ikke eller har svært med at kommunikere. Typisk sender de for mange mails, ringer så snart de har en tanke i hovedet, eller bliver ved med at ringe om jeg ikke tager telefonen med en gang. Folk der ikke tager hensyn eller har svært med at kommunikere gør det sjældent med onde hensigter. Tit er de selv pressede, måske bare ivrige, eller så tænker ikke over at det er et problem. Jeg ringer ham lige, tænker de...det tager bare 5 min.

Den spontane typen:
"Hej, fikk lige en riktig god ide, hvad om vi skifter bildet på forsiden til et med en sol?"

Ansvars fraskriveren:
Hej Henrik, hvordan kopierer man en DVD? (lyden af Henrik der taster: kopier DVD ind i google kan høres i bagrunden)

Den usikkre:
"Jeg kom lige til at trykke annuller i opdateringssystemet, hvad skal jeg gøre? Har jeg ødelagt noget"

Den stressede:
"Hej, hvad så? Hvad er status? Sker der noget?"

Drama Dronningen:
"Alarm alarm. Jeg har fundet en stavefejl på forsiden. Hjæææælp!"

Over kommunikatoren:
"Hej Henrik. Jeg ringer bare for at sige at jeg har sendt dig en mail."

Kridt banene op
Har du en af disse typerne i din omgangskreds, eller generelt et problem med at bruge for meget tid på at kommunikere, bliver du måske nødt til at kridte banen op, og forklare hvad god kutyme. Her er et udpluk af de regler jeg forventer at mine kunder og partnere respekterer:

Telefon:
Ikke ring eller SMS mig, med mindre det er viktig og ikke kan vente et par timer.
En telefon samtale på 5 minutter koster mig ca 200 kroner i tabt arbejdsfortjeneste.

Mail:
Med mindre det er et akut problem, er en til to emails pr. dag tilstrækkelig. I stedet for at sende mange små beskeder, samle de op i løbet af dagen, og send de til mig i en velformuleret mail (se neden under).

For de der ikke ved hvordan man skriver mails (ca 70% af mine nye kunder gør ikke), her er nogle rætningslinier:

1. Opsummer mailens indhold i overskriften, det gør det meget nemmere at finde tilbage til den senere.
2. Du må meget gerne begynde med "Hej Henrik", men "Hvad så gamle Ørn, hvordan hænger den? Her er alt vel, solen skinner" er for meget. Send mig en privat mail i stedet for. Undgå generelt irrelevant information som strengt taget ikke er nødvendig. Og lad vær med at være sjov, ironisk eller sarkastisk.
3. Skriv punktvis og kontant, med et linie skift mellem hvert punkt, sådan at man nemt kan svare på eller kommentere indholdet.
4. Ikke send mig links, med mindre det er relevant.
5. Kæde breve er forbudt!

Om problemet:
http://politiken.dk/tjek/dagligliv/fritid/article463136.ece
http://www.timesonline.co.uk/tol/news/uk/article2246434.ece
http://news.bbc.co.uk/2/hi/business/7281707.stm

Råd og fiff:
http://knowledgeforward.wordpress.com/category/attention-management/

__________________________

Relaterede artikler efter område




Del indlæg

  • Google
  • Facebook
  • linkedin
  • twitter

Kommentarer

log ind eller opret konto for at skrive kommentarer
Lykkelig på arbejdet, del 3: Nej, du må ikke ringe mig